La banca dati rispetta precisi standard di qualità, sia per quanto riguarda il trattamento dei documenti (digitalizzazione, catalogazione descrittiva e semantica, conservazione), sia per quanto riguarda il software utilizzato e i diritti di riproduzione.
Per la parte descrittiva, standard di riferimento: IFLA, ISBD(NBM), International Standard Bibliographic Description for Non-Book Materials, rev. ed., edizione italiana a cura di M. C. Barbagallo (Roma, AIB, 1989).
Per la scelta e la forma dell’intestazione: RICA, Regole italiane di catalogazione autori (Roma, ICCU, 1979; gli autori sono in formato SBN.
Catalogazione semantica secondo le indicazioni del Soggettario per i cataloghi delle biblioteche italiane, a cura della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (Firenze, 1956) e successivi aggiornamenti.
Scansione diretta dei documenti. Strumentazione informatica: scanner HP modello CC800PS
Formato TIFF, risoluzione 200 DPI 1:1 per la conservazione
Formato compresso JPG per la consultazione su web a bassa risoluzione (immagine icona e di visualizzazione 800x600 pixel, risoluzione 72 DPI)
Le immagini nel catalogo sono protette da una filigrana digitale personalizzata; per alcune raccolte la filigrana è in corso di immissione.
Programma di gestione e catalogazione: Sebina Multimedia di Data Management e IBC, Regione Emilia-Romagna
Opac: Sebina OpenLibrary di Data Management e IBC, Regione Emilia-Romagna